Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно. Представим ситуацию из жизни. Основные преимущества еженедельного планирования

1. Стратегическое планирование – это самая важная работа руководителя:

знать и понимать цели компании;
уметь извлекать цели подразделения из целей компании;
создавать планы так, чтобы деятельность подразделения приближала всю компанию к реализации ее целей.

2. Координации с вышестоящим руководством.

На таких координациях руководитель как раз и согласовывает деятельность своего подразделения с целями компании и отчитывается о результатах. Выделяйте на это время с запасом, чтобы все спокойно обсудить.

3. Координации с подчиненными – это работа с одним подчиненным и согласование того, что он будет делать, когда и как , и когда он готов будет отчитаться о результате.При этом важно понимать, что не только руководитель ставит подчиненному задачи, а и подчиненный рассказывает руководителю, что и как он будет делать – и вы вместе согласовываете эти действия.Разумеется, подчиненный должен уметь планировать, думать, понимать последствия своих действий. Но только на руководителе лежит полная ответственность за то, чем занят его подчиненный и какие он производит результаты . Поэтому руководитель должен уметь подвести своего подчиненного к верному решению, на что лучше потратить рабочее время – выполнить много рутинных задач или несколько важных.На каждой координации руководитель должен ответить себе на такие вопросы:

Какие задачи в списке подчиненного?
К чему приведет выполнение этих задач?
Как ориентировать своего подчиненного на получение результата?

К слову, у руководителя в непосредственном подчинении должно быть не более 7 человек, а лучше только 5. Поэтому, если у вас в подчинении больше людей – создайте такую структуру, при которой лично вам будут подчиняться только пятеро, которые будут ответственны не только за свою работу, но и 2-4 других людей.

4. Контроль – одна из основных функций руководителя. Если на координациях руководитель согласовывает с подчиненными, что будет сделано, то во время контроля - получает краткий отчет о результатах и корректирует на месте план действий, если это необходимо.Договоритесь с подчиненными, в какой форме этот отчет они вам предоставляют: по электронной почте, на общем бланке, заполненном в корпоративной сети или на доске отчетов и объявлений. Или же вы будете подходить к каждому и смотреть, выполняет или не выполняет он свои задачи. Все зависит от специфики работы и на это может уходить от 50 до 70% общего рабочего времени руководителя.Будьте эффективно ленивым руководителем, не пытайтесь сами производить результат, а заставляйте это делать других людей.

5. Анализ (древнегреч . разделение на части). Руководителю важно регулярно собирать данные, чтобы видеть, как идут дела – правильно или не правильно – и вовремя принять меры. Проводить анализ нужно не реже одного раза в неделю, а в сложных для компании условиях, как можно чаще. Для этого нужны:

идеальная картинка того результата, который должно получить подразделение, с точным указанием количества.
список успешных действий, которые гарантированно могут привести к этому результату.
количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, всем подразделением
и количество полученного результата и перечень выполненных работ, которые привели к этому результату, каждым из сотрудников подразделения в отдельности.

И теперь вы сможете провести сравнительный анализ. Что хотели? Что получили? Как это получили? И что теперь нужно делать по-другому? Или наоборот, каких успешных действий нужно придерживаться и впредь?

6. Коррекции – внесение поправок в планы работы вашей команды. Коррекция происходит и во время контроля работы сотрудников, но только после анализа результатов работы сотрудников за период не меньше, чем 1 неделя, можно увидеть, какие нужны изменения в расписании и методах работы, а возможно и штате сотрудников.

7. Совместное координирование деятельности всего подразделения. Раз в неделю выделяйте время на собрание или совещание, чтобы подвести итоги недели, озвучивать полученные результаты и согласовывать планы на следующую неделю.Для таких собраний существует обязательное правило – говорить обо всем только в позитивном ключе и держать фокус на целях и достижениях , а неудачи оставить для разговора наедине с тем, кто за них отвечает.Только тогда команда будет двигаться к общей цели, когда люди будут понимать, к какой цели они должны прийти и какой вклад должен сделать каждый сотрудник в общее дело, т. е. как деятельность каждого отражается на деятельности группы .

Елена Александрова
исполнительный директор и бизнес-тренер и консультант компании BogushTime

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.

Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность - на неделю, месяц, год и даже несколько лет. Этот курс нашего онлайн-тренинга будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.

Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация

Процесс планирования

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.

В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:

Этап постановки целей (задач)
Этап составления плана по достижению намеченного
Этап вариантного проектирования
Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
Этап определения исполнительных лиц и брифинг
Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)

Виды планирования

Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.

Виды планирования различаются:

По обязательности

Директивное планирование - подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
Индикативное планирование - антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.

По срокам достижения целей

Краткосрочное (текущее) планирование - рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
Среднесрочное планирование - рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
Долгосрочное (перспективное) планирование - рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.

Стратегическое планирование - в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
Тактическое планирование - чаще всего является так же - долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
Оперативно-календарное планирование - завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
Бизнес-планирование - служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.

Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:

По степени охвата

Общее планирование - охватывает все детали контекста.
Частичное планирование - охватывает некоторые детали контекста.

По объектам планирования

Целевое планирование - подразумевает определение требуемых для достижения целей.
Планирование средств - подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
Программное планирование - подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
Планирование действий - подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.

По глубине

Агрегированное планирование - происходит с учётом общих параметров.
Детальное планирование - происходит с учётом всех деталей и особенностей.

По координации планов во времени

Последовательное планирование - подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
Одновременное планирование - подразумевает единовременный непродолжительный этап.

По учёту изменения данных

Жёсткое планирование - подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
Гибкое планирование - подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.

По очерёдности

Упорядоченное планирование - подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
Скользящее планирование - подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
Внеочередное планирование - подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.

Приоритизация

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов - показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе - это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать - зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.

Для чего нужно планирование?

Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.

Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.

Конкретизация цели

Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек - если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.

Чёткий план действий

Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.

Действие, а не мысли о действии

Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО - кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым - третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки - начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.

Возможность маневрирования

Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать - это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.

Высокая вероятность успеха

И, пожалуй, самое важное преимущество планирования - это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план - через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!

Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование - это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.

Методики планирования

ABC планирование

Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.

Методика ABC базируется на трёх основных правилах:

Категория A - самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
Категория B - важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
Категория C - дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.

Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда .

Принцип Эйзенхауэра

Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.

Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:

Категория A - самые срочные и важные дела.
Категория B - срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
Категория C - не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать - поручить их выполнение кому-то ещё.
Категория D - не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.

Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда .

Правило Парето

Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

20% действий = 80% результата
80% действий = 20 результата
20% людей владеют 80% всего капитала
80% людей владеют 20% всего капитала
20% клиентов приносят 80% дохода
80% клиентов приносят 20% дохода
И т.д.

Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день - это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.

Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать .

Хронометраж

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:

8:00-8:30 - проснулся, размялся, умылся
8:30-9:00 - попил чай, включил компьютер, проверил почту
9:00-9:30 - зашёл в социальную сеть
9:30 - 10:00 - подготовил документы по работе
И т.д.

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

На бумаге - в блокноте, тетради, записной книжке
Используя гаджет - мобильный телефон, электронную книгу, планшет
Используя диктофон
Используя специальное ПО на компьютере
Онлайн - специальные интернет-приложения
Диаграмма Ганта (см. ниже)

На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте .

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось - это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели - проценты, указатели, временные метки и т.д.

Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.

Техника SMART

Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.

Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.

Specific - цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
Measurable - цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2015 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
Attainable - цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
Relevant - цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
Time-bounded - цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».

Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано .

Список целей и задач

Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.

Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».

Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты - наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.

Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.

Принципы планирования

Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
Не старайтесь всё запомнить - ведите записи. Как говорится, «самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память».
Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё. Потратьте время на определение наиболее важных и приоритетных, и приступайте к их выполнению. Остальное закончите позже.
По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или диктофон, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
Заведите «журнал успеха», в котором вы будете ежедневно отмечать все свои успехи, пусть даже самые незначительные. Это будет поддерживать в вас постоянную мотивацию и напоминать о том, что вы на верном пути.
Учитесь говорить «нет». Эта способность убережёт вас от пустой траты времени, стремления к ненужным целям и общению с ненужными людьми.
Всегда думайте перед тем, как что-либо сделать. Взвешивайте все «за» и «против». Старайтесь не совершать необдуманных действий и поступков.
Всегда, когда находитесь в процессе чего-либо, вспоминайте себя, осознавайте, что вы делаете в настоящий момент. Если чувствуете, что не продвигаетесь вперёд - бросьте это занятие.
Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравится заниматься, но которые не двигают вас к цели. Затем постепенно и поочерёдно заменяйте эти привычки и дела новыми - эффективными.
Определите свои основные приоритеты по жизни и живите в соответствии с ними. Так вы сможете всегда быть сконцентрированы на главном, и не будете тратить время впустую.
Не совершайте лишних ненужных действий, не выполняйте чужие дела. Вы должны продвигаться вперёд сами, но не позволяйте использовать себя как инструмент для достижения чужих целей, если вам самому это не в радость.
Регулярно и систематически выделяйте время на самосовершенствование: чтение книг, просмотр обучающих и мотивирующих видео, тренировку своих навыков и т.д.
Не останавливайтесь на достигнутом - добившись одной цели, ставьте другую, более серьёзную. Так вы сможете всегда быть в тонусе, будете иметь стимул и мотивацию.

Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки. Самое главное - это постоянная работа над собой и применение на практике полученных навыков. Чтобы всё то, что вы узнали из этого урока, начало приносить свои плоды, вам нужно сегодня же начать планировать свою дальнейшую деятельность. Начните с любого способа, тренируйтесь, оттачивайте новый навык и сделайте его привычкой. Всё в нашей жизни спланировать, конечно же, нельзя, но можно многое.

Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Вы наверняка обращали внимание на то, что у одних специалистов карьера идёт в гору, а другие, что называется, плетутся в хвосте офисной жизни. Кто-то успевает решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Как утверждают специалисты, дело не только в быстроте реакции и общем профессионализме. Успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего времени.

Как же научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо? Читайте советы рекрутингового портала .

Управляем своим временем
Свежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе...

Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы Вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным.

По данным Исследовательского центра рекрутингового портала сайт, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, по мнению специалистов по тайм-менеджменту, грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.

Что нужно включать в план?
Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.

Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от участия в совещании до поздравлений коллег или партнёров по электронной почте. И помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от Вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было не только удобно, но и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж, принося Вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах.

Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует Вашего внимания.

Расставляем приоритеты
Итак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).

Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (Ваши инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и т. д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А.

Определившись с главным, подумайте, когда Вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда Вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги. Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре.

И, наоборот, задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.

Тайм-менеджмент на службе карьеры
Довольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

Ещё одна весьма полезная заповедь – не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают Вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера. Так Вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно.

Гибкость или твёрдость?
План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.

Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать Вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, Вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет».

Главная ценность
Ежедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском. Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.

Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице Вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве. Остальным же мы настоятельно рекомендуем пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.

Успехов Вам в планировании рабочего времени!

Возможно, вы столкнулись с проблемой, пытаясь разобраться в своей жизни, а может, вы просто хотите организовать свой день. В любом случае вам понадобится составить план. Возможно, вам это может показаться сложным, но приложив старания, креативность, используя правильные средства, вы сможете должным образом подготовить план и начать добиваться своих целей.

Шаги

Первый метод: планирование дня

Возьмите лист бумаги. Вы можете писать в тетради, блокноте или создать текстовый документ на компьютере, как вам удобнее. Напишите список вещей, которые нужно сделать в этот день, включая запланированные встречи. Какие ваши цели на день? Вы хотите включить время на физические упражнения или отдых? Что вам обязательно необходимо сделать?

Создайте для себя расписание. Во сколько вам необходимо закончить первое задание, проект или дело? Перечислите все дела, начиная с самого первого, и по часам расписывайте задания на день. Обязательно включите встречи, если они запланированы. Разумеется, у всех разные планы, поэтому расписание у каждого свое. В целом, план должен выглядеть приблизительно так:

9:00 - 10:00: Прийти на работу, проверить почту, ответить на письма.
10:00 - 11:30: Встретиться с Олегом и Наташей.
11:30 - 12:30: Проект №1.
12:30 - 13:15: Обед (здоровое питание).
13:15 - 14:30: Пересмотреть проект № 1, встретиться с Александром, чтобы обсудить проект №1.
14:30 - 16:00: Проект №2.
16:00 - 17:00: Начать проект №3, подготовить материалы на завтра.
17:00 - 18:30: Покинуть офис, сходить в тренажерный зал.
18:30 - 19:00: Купить продукты по пути домой.
19:00 - 20:30: Приготовить ужин, отдохнуть.
20:30: Пойти в кино с Димой.

Переводите внимание на что-то другое практически каждый час. Важно выделять немного времени, чтобы после каждого задания можно было просмотреть, насколько вы были эффективны в это время. Посмотрите, или вы выполнили все, что нужно. Потом позвольте себе минутку отдохнуть: закройте глаза и расслабьтесь. Так вы сможете эффективно перейти к следующему заданию.

Пересмотрите свой день. Когда прошла большая часть дня, просмотрите, насколько вы смогли придерживаться плана. Вы смогли закончить все, что хотели? Где вы допустили оплошность? Что сработало, а что нет? Что вас отвлекало, и как вы можете это в будущем предотвратить?

Второй метод: планирование жизни

Первая часть: оценка собственных ролей
1. Определите, какие роли в жизни вы играете. Каждый день мы исполняем разные роли (от ученика до сына, от художника до байкера). Вам необходимо подумать, какие роли вы играете в жизни на данный момент.
  - Эти роли могут включать путешественника, ученика, дочь, писателя, художника, работника, туриста, внука, мыслителя и т. д.
2. Определите, какие роли вы хотите играть в своей жизни. Многие из этих будущих ролей могут совпадать с теми, которые вы исполняете сейчас. Это существительные, которыми вы хотите обозначить себя в конце жизни. Примите во внимания роли, которые вы сейчас играете. Среди них есть такие, которые вас сильно утомляют? Если да, тогда их не нужно играть дальше. Составьте список ролей в последовательности от наиболее до наименее важных. Это поможет вам определить, что вы действительно цените в жизни и что для вас имеет самое большое значение. Но не забывайте, что этот список может существенно меняться, так как вы тоже постоянно развиваетесь.
  - Ваш список может выглядеть примерно так: мама, дочь, жена, путешественница, стеклодув, воспитательница, волонтер, пеший турист и т. д.
3. Вам нужно понять, почему вы хотите играть желаемые роли. Выбрать себе роль – отличный способ определить, кто вы такой, но причина, по которой вы хотите играть роль, кроется в ее значении. Возможно, вы хотите быть волонтером, потому что видите проблемы в мире и хотите внести свою лепту, чтобы их исправить. Или, возможно, вы желаете быть отцом, потому что хотите подарить своим детям прекрасное детство.
  - Для того чтобы определить назначение вашей роли, вы можете представить свои похороны (это может показаться ужасным, но прием хорошо работает). Кто на них придет? Что бы вы хотели, чтобы о вас сказали? За что вы хотите, чтобы вас запомнили?
Вторая часть: определение целей и планирование
1. Поставьте крупные цели, которые вы хотите достичь на протяжении своей жизни. Как вы хотите развиваться? Чего стремитесь достичь? Подумайте об этом, как о списке вещей, которые вы хотите успеть сделать за свою жизнь прежде, чем уйдете на тот свет. Это должны быть цели, которые вы действительно хотите достичь – не те, которые вам кажутся необходимыми. Иногда легче сформировать категории целей, чтобы их проще было представить. К таким категориям можно отнести следующие (конечно, не только их): :
  - Карьера/призвание; путешествия; семья/друзья; здоровье; деньги; знания/интеллект; духовный мир.
  - Вот некоторые примеры целей (в порядке категорий, перечисленных выше): напечатать книгу; побывать на всех континентах; жениться/выйти замуж и вырастить детей; сбросить 10 кг; заработать достаточно денег на обучение детей в университете; получить степень магистра по специальности «Филология»; больше узнать о буддизме.
2. Поставьте конкретные цели и определите конкретные даты, до каких их необходимо осуществить. Теперь, когда у вас есть цели жизни в общем, поставьте конкретные задачи. То есть, определите даты, до каких вам нужно их достичь. Вот примеры более конкретных, чем в предыдущем пункте, целей:
  - Отправить рукопись в 30 издательств до июня 2014 г.
  - Поехать в Южную Америку в 2015 г. и в Азию в 2016 г.
  - До января 2015 г. сбросить вес до 55 кг.
3. - Ваша цель – напечатать книгу и отправить рукопись издательствам до ноября 2014г. На данный момент вы уже написали ее половину, но не полностью уверенны, что она вам нравится.
4. Решите, как будете добиваться целей. Какие шаги необходимо будет сделать для ее достижения? Оцените их и запишите. Продолжим пример с публикацией книги :
  - С сегодняшнего дня до ноября 2014 вам необходимо: А. Перечитать первую половину книги. Б.Закончить книгу. В. Переделать моменты, которые вам не нравятся. Г. Исправить грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки и т. д. Д. Дать нескольким знакомым критикам почитать книгу и попросить дать отзывы. Е. Определить, какие издательства, возможно, захотят опубликовать вашу книгу. Ё. Отправить рукопись.
5. Распишите все свои цели по шагам. Вы можете это сделать в любом удобном для вас формате: вручную, на компьютере, нарисовать и т. д. И вот - поздравляем! Вы только что составили план вашей жизни!
  
  Просматривайте и корректируйте свой план. Как и все в этом мире, ваша жизнь будет меняться вместе с целями. То, что было для вас важным в 12 может иметь не такое большое значение в 22 или 42. Менять жизненный план нормально: это показывает, что вы сами понимаете изменения в своей жизни и подстраиваетесь под них.
Третий метод: план решения проблемы

Первая часть: определение проблемы
1. Вы должны знать, какие результаты вы надеетесь получить, решив проблему. Какую цель вы хотите достичь, устранив ее? Возможно, вы надеетесь не только на один результат. Сосредоточьтесь на достижении цели, остальное вы получите после этого.
  - Например, ваша цель – повысить оценку по математике хотя бы до 4. Наряду с этим вы надеетесь, что когда улучшите оценку, мама отпустит вас покататься на лыжах.
2. Определите, какие ваши действия служат причиной появления проблемы. Какие привычки, возможно, способствуют ее развитию. Уделите время и рассмотрите то, что вы делаете не так.
  - Ваша проблема – 3 по математике. Посмотрите, какие ваши действия служат причиной возникновения проблемы: вы много разговариваете с соседом на уроке, или вы не делаете вечером домашнее задание, потому что недавно записались на футбол, и все, что вы хотите после тренировки по вторникам и четвергам – это поужинать и лечь спать.
3. Рассмотрите, какие внешние факторы способствуют появлению проблемы. Помимо собственных действий, из-за которых может возникнуть проблема, ее могут вызвать и внешние факторы. Подумайте, что бы это могло быть.
  - У вас 3 по математике, и это нужно исправить. Возможно, вам мешает то, что вы действительно не понимаете материал, а не то, что вы разговариваете на уроке. Может, вам никогда не давалась алгебра. В конце концов, вы действительно не знаете, где искать помощь.
Вторая часть: поиск решений и составление плана
1. Определите возможные решения вашей проблемы. Вы можете просто записать их на бумаге или воспользоваться специальными методиками, например, сделать ассоциограмму. Что бы вы ни выбрали, подберите решения, как исправить собственные действия, а так же устранить внешние факторы, которые способствуют развитию проблемы.
  - Как не разговаривать с соседом: А. Пересядьте подальше от него. Б. Скажите ему, что у вас очень низкая оценка по предмету, и вам нужно быть внимательным. В. Если у вас письменное задание, попросите учителя пересадить вас так, чтобы вы могли лучше сосредоточиться.
  - Как делать домашнее задания вопреки тренировкам: А. Делайте часть домашней работы во время перерыва на обед, или когда у вас есть днем свободное время, чтобы не нужно было все делать вечером. Б. Составьте для себя расписание и строго следуйте ему: после занятий вы будете ужинать и потом делать домашнюю работу. После того, как вы закончите, можете час посмотреть телевизор в качестве вознаграждения.
  - Что делать, если вы не разбираетесь в алгебре. А. Попросите одноклассника объяснить вам то, что не понимаете (только если вас ничего не будет отвлекать). Б. Попросите о помощи преподавателя. Подойдите к нему после урока и спросите, не могли бы вы как-нибудь с ним встретиться, так как у вас есть вопросы по домашней работе. В. Обратитесь к репетитору или запишитесь на курсы.
2. Составьте план. Теперь, когда вы выяснили суть проблемы и нашли несколько решений, выберите из них те, которые, по вашему мнению, сработают лучше всего, и запишите для себя план: это поможет вам его визуализировать. Повесьте его там, где сможете часто видеть, например, на зеркале, в которое вы смотритесь каждый день. Вам не нужно использовать все перечисленные решения, но следует сохранить парочку на всякий случай.
  - Ваш план повышения оценки по математике должен выглядеть примерно таким образом:
  - План повысить оценку за 4 недели:
    - Сказать Саше, что я не могу разговаривать на уроке (если он будет продолжать, то пересесть).
    - Делать домашнее задание каждый вторник и четверг во время перерыва на обед, чтобы я мог ходить на тренировки, но не нужно было много делать вечером, когда приду домой.
    - Заниматься с репетитором по математике по понедельникам и средам; спросить у преподавателя, могу ли я что-то сделать что-то дополнительно, чтобы повысить оценку.
  - Цель: до четвертой недели я исправлю оценку с 3 как минимум до 4.
3. Когда пройдет одна неделя, оцените, насколько ваш план успешен. На протяжении первой недели вы все делали так, как и планировали? Если нет, что вы делали не так? Поняв то, над чем вам нужно поработать, на следующей неделе вы сможете придерживаться плана эффективнее.
4. Как только вы достигли цели, вычеркните ее с плана, чтобы видеть свой прогресс.
5. Не забывайте, что планирование – это только та часть работы, которая превращает хаос в ошибки. Не ждите, что только из-за того, что вы составили план, вы сможете легко всего достичь, не делая ошибок. План – это только стартовая площадка.
6. Добавляя детали к своим планам, попробуйте предположить, что может пойти не так и разработайте запасные планы действий.

Время – один из наиболее важных ресурсов делового человека. От умения правильно им зависят ваши реальные успехи на трудовом поприще, а также заработная плата. Попробуйте в течение нескольких рабочих дней фиксировать все, что происходит с вами на службе, на что и сколько тратится времени. Старайтесь воспринимать все, как есть, не оценивая происходящее. Так вы сможете проанализировать, сколько часов и минут уходит на выполнение конкретных дел, сколько и почему - теряется впустую. Итогом ваших наблюдений должно стать получение и отслеживание 90% затрат рабочего времени в привычном режиме. После этого можно браться за составление плана. Используйте ежедневник, органайзер или .

Начните с краткосрочного планирования, т.е. с того, что нужно сделать в один рабочий день. Рабочее время также можно разделить на отдельные фрагменты. Обычно трудовая деятельность до обеда отличается от послеобеденного рабочего времени. Постарайтесь учесть, что работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям и зависит от его типа: «жаворонок» или «сова». Рекомендуется работать с учетом собственного дневного ритма.

Все дела в ежедневном списке должны иметь градацию по степени важности. По возможности объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Непрерывность процесса позволит сэкономить время. Как правило, пик работоспособности приходится на первую половину дня. Поэтому запланируйте на это время решение сложных задач. Свежие силы лучше тратить на выполнение более важных дел, не откладывая их на вечер. Вторую половину дня используйте для рутинной работы.

Помните, что отдых – неотъемлемая часть рабочего процесса, а не отдельное от работы время. Лучший отдых на работе - перемена деятельности. Через каждые 1,5 часа работы предусмотрите паузы по 10 минут для кофе-брейка, разминки или гимнастики.

В конце рабочего дня оставляйте время для подведения итогов и составления или корректировки плана на следующий день. Контролируйте время и своей работы, т.е. сравнивайте намеченное с реально выполненным. Перепроверяйте ежедневные планы с точки зрения установления новых приоритетов.

Научившись план работы на один день, попробуйте набросать список примерных дел , месяц. Вы сможете ежедневно корректировать его в зависимости от обстоятельств. Но основные моменты будут вами систематизированы и учтены. Как считает специалист по самоменеджменту Л. Зайверт: «Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит свой рабочий день, экономит до двух часов времени и гарантировано лучше справляется с делами».