Процедура списания основных средств бюджетных учреждений является одной из наиболее документоемких и продолжительных по времени среди всех операций, отражаемых в бухгалтерском учете. При этом существуют свои особенности списания имущества как у казенных, так и у бюджетных и автономных учреждений. Кроме того, особенности списания существуют в отношении недвижимого и движимого особо ценного имущества. Рассмотрим данные вопросы подробнее.
Если организация не располагает нормами субъекта Российской Федерации, муниципального образования либо ведомственными нормами по порядку списания основных средств, то следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 N 834 "Об особенностях списания федерального имущества" (далее - Постановление N 834).
По аналогии с Постановлением N 834 организациями принимается решение о списании имущества в отношении:
- движимого имущества, находящегося у казенных учреждений на праве оперативного управления, - казенными учреждениями по согласованию с учредителем (органами государственной (муниципальной) власти), в ведении которого находятся указанные учреждения;
- недвижимого имущества (включая объекты незавершенного строительства), находящегося у казенных учреждений на праве оперативного управления, - казенными учреждениями по согласованию с учредителем, в ведении которого находятся указанные учреждения;
- движимого имущества, за исключением особо ценного движимого имущества, закрепленного за бюджетными и автономными учреждениями учредителем либо приобретенного бюджетными и автономными учреждениями за счет средств, выделенных учредителем на приобретение такого имущества, - указанными учреждениями самостоятельно;
- недвижимого имущества (включая объекты незавершенного строительства), закрепленного за бюджетными учреждениями на праве оперативного управления, а также особо ценного движимого имущества, закрепленного за бюджетными учреждениями учредителем либо приобретенного бюджетными учреждениями за счет средств, выделенных учредителем на приобретение такого имущества, - бюджетными учреждениями по согласованию с учредителем, в ведении которого находятся указанные учреждения;
- недвижимого имущества (включая объекты незавершенного строительства) и особо ценного движимого имущества, закрепленного за автономными учреждениями учредителем либо приобретенного автономными учреждениями за счет средств, выделенных учредителем на приобретение такого имущества, - автономными учреждениями по согласованию с учредителем;
- недвижимого имущества (включая объекты незавершенного строительства), находящегося у автономных учреждений на праве оперативного управления, приобретенного за счет средств от приносящей доход деятельности, а также особо ценного движимого имущества, находящегося у бюджетных и автономных учреждений на праве оперативного управления, приобретенного за счет средств от приносящей доход деятельности, - указанными учреждениями самостоятельно.
При этом основаниями для списания бюджетными учреждениями основных средств являются:
- непригодность для дальнейшего использования по целевому назначению вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств, в том числе физического или морального износа, их длительное неиспользование для управленческих нужд;
- выбытие из владения, пользования и распоряжения вследствие передачи их другому юридическому лицу;
- утрата вследствие хищения, гибели или уничтожения (в том числе помимо воли владельца);
- невозможность установления их местонахождения;
- иные причины (по решению комиссии по выбытию), которые привели к необходимости списания.
Имуществом, пришедшим в негодность, признаются основные средства, имеющие значительный физический или моральный износ, препятствующий эффективному их использованию владельцем по первоначальному назначению, а также не подлежащие восстановлению (ремонту) основные средства, получившие повреждения в результате пожара, наводнения, крушения, взрыва и т.д. При этом под физическим износом понимается несоответствие свойств основного средства его первоначальному состоянию, а под моральным износом понимается несоответствие основного средства современному уровню техники или иной области знаний.
Данный порядок применяется в отношении недвижимого имущества, особо ценного движимого имущества организаций (учреждений) и имущества с предполагаемым сроком использования более 12 мес. и стоимостью более 3000 руб. То есть данный порядок применяется в отношении основных средств, учитываемых на балансовых счетах, переданных учреждению на праве оперативного управления в безвозмездное пользование, либо приобретенных за счет средств бюджетной сметы или субсидии.
Основными принципами при принятии решения о списании основных средств являются:
- обеспечение достоверности сведений, на основании которых принимается решение;
- приоритет решения о дальнейшем использовании имущества перед решением о его уничтожении;
- направленность на максимальное получение пользы для общества и материальной выгоды для государства от имущества, пришедшего в негодность, в том числе необходимость принятия решения об использовании его частей и материалов;
- надлежащее и своевременное отражение в бухгалтерской и иной отчетности действий, совершаемых с имуществом, пришедшим в негодность.
Общий Порядок представления учреждениями документов для согласования решения о списании имущества, закрепленного за ними на праве хозяйственного ведения или оперативного управления, утвержден Приказом Минэкономразвития России и Минфина России от 10.03.2011 N 96/30н "Об утверждении Порядка представления федеральными государственными унитарными предприятиями, федеральными казенными предприятиями и федеральными государственными учреждениями документов для согласования решения о списании федерального имущества, закрепленного за ними на праве хозяйственного ведения или оперативного управления".
Инициатором списания основных средств выступает государственное (муниципальное) учреждение. Списание недвижимого, особо ценного движимого имущества, имущества, приобретенного за счет средств бюджетной сметы или субсидии, проводится только при наличии согласования с учредителем. Поэтому государственное (муниципальное) учреждение готовит и передает учредителю на согласование следующий пакет документов в составе:
- надлежащим образом заверенной копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
- надлежащим образом заверенной копии приказа (распоряжения) о назначении руководителя учреждения;
- надлежащим образом заверенной копии приказа о создании постоянно действующей комиссии по подготовке и принятию решения о списании имущества с приложением положения о данной комиссии и ее состава, в случае если такая комиссия создается впервые, либо в случае, если в ее положение и состав внесены изменения;
- надлежащим образом заверенной копии протокола заседания комиссии с принятым решением об основных средствах, пришедших в негодность, с приложением заявления с обязательным указанием согласия на прекращение права оперативного управления или хозяйственного ведения в отношении основных средств, поименованных в протоколе (заявлении), и подписанное руководителем и главным бухгалтером;
- списка основных средств, позволяющего однозначно индивидуализировать имущество, пришедшее в негодность, в том числе наименование, индивидуальный номер (заводской, регистрационный, инвентарный и др.), год выпуска и принятия к учету, количество единиц, стоимость, остаточную стоимость, срок полезного и фактического использования. На практике такой список составляется на основе инвентаризационной описи, инвентарных карточек, где имеются все необходимые сведения об основных средствах;
- акта (заключения) комиссии о списании основных средств, содержащего сведения о непосредственном осмотре основных средств с использованием при этом документов технического учета (в отношении объектов недвижимости) и данных бухгалтерского учета;
- об установлении факта невозможности восстановления или иного использования имущества;
- об установлении конкретных причин прихода имущества в непригодное состояние;
- о мерах по выявлению лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие имущества из эксплуатации, и предложениях по привлечению этих лиц к ответственности, указанию причин невозможности привлечения к ответственности виновных лиц;
- о возможности использования составных частей и об их оценке;
- о способах утилизации без вреда для третьих лиц;
- акта (заключения) специализированной экспертизы (возможно, с приложением фото-, кино-, видеоматериалов), позволяющего сделать вывод о возможности (невозможности) и целесообразности (нецелесообразности) дальнейшего использования основного средства или отдельных его составных частей;
- в случае если первоначальная (восстановительная) стоимость основного средства превышает сумму начисленной амортизации, в пакете документов требуется приложить акт проведения независимой экспертизы. При необходимости наличия у эксперта (физического или юридического лица) лицензии к акту (заключению) прилагается надлежащим образом заверенная копия лицензии;
- сведения о наличии в основном средстве или его составных частях веществ, свойств, потенциально опасных для человека и (или) окружающей среды, а также цветных, драгоценных или редкоземельных металлов;
- сведения об отнесении основных средств, пришедших в негодность, к числу объектов культурного наследия народов Российской Федерации;
- иные сведения по решению учредителя.
Для автономных учреждений потребуется еще утверждение (одобрение) списания наблюдательным советом, поскольку контроль за использованием имущества входит в его компетенцию. Форма утверждения (одобрения) устанавливается учредителем, он же делегирует в наблюдательный совет своего представителя.
Срок рассмотрения представленного учреждением пакета документов и подготовки заключения определяется локальным нормативным актом учредителя. В случае обнаружившихся противоречий, неточностей либо недостаточности представленных документов учредитель вправе приостановить рассмотрение вопроса и возвратить учреждению документы для устранения противоречий, неточностей либо недостаточности сведений и документов. В представляемых учреждением документах запрещены любые помарки, исправления, подчистки.
При отсутствии претензий к представленному пакету документов учредитель в установленном им порядке подготавливает заключение и в составе пакета документов государственного (муниципального) учреждения направляет их в соответствующий орган государственной (муниципальной) власти, осуществляющий ведение реестра государственного (муниципального) имущества. При этом установленной формы заключения учредителя нет, однако оно должно содержать:
- информацию о владельце основных средств (учреждении или предприятии, за которым имущество закреплено на праве оперативного управления или хозяйственного ведения);
- информацию об обстоятельствах, подтверждающих возможность (невозможность) и целесообразность (нецелесообразность) дальнейшего использования основных средств, в том числе другим лицом;
- предложения о наиболее целесообразном способе утилизации и за чей счет она будет осуществлена;
- информацию о дальнейшем использовании составных частей (если такое предложение учреждения содержалось);
- предложения о дальнейшем использовании земельного участка, на котором расположен объект недвижимости, в отношении которого принято решение об уничтожении имущества, пришедшего в негодность;
- предложения о мерах, необходимых для привлечения лиц, виновных в приведении имущества в негодность, к ответственности (в случае установления вины).
С 01.01.2013 Минздрав России Приказом от 17.12.2012 N 1059н "О перечне документов, необходимых для согласования решения о списании движимого и недвижимого имущества, находящегося в федеральной собственности и закрепленного на праве хозяйственного ведения за подведомственными федеральными государственными унитарными предприятиями или на праве оперативного управления за подведомственными федеральными государственными учреждениями" утвердил конкретный Перечень представляемых документов, чем значительно упростил учреждениям сбор материалов обоснования списания имущества.
Так, для списания особо ценного движимого имущества (от 200 000 руб.) учреждение должно представить вместе с протоколом комиссии и списком имущества:
- копии инвентарных карточек;
- копии отчетов о техническом состоянии объекта движимого имущества, подтверждающих его непригодность к дальнейшему использованию, т.е. экспертное заключение.
При списании транспортного средства помимо указанных выше документов учреждение представляет:
- заверенную копию паспорта транспортного средства;
- заверенную копию свидетельства о регистрации транспортного средства;
- заверенную копию документа о прохождении последнего техосмотра;
- заверенную копию отчета об оценке рыночной стоимости транспортного средства, произведенной не ранее чем за 3 мес. до представления отчета (с приложением копий документов, подтверждающих право организации, проводившей оценку рыночной стоимости транспортного средства, заниматься оценочной деятельностью).
При списании относящегося к недвижимому имущества в связи со строительством, реконструкцией, сносом (кроме указанных выше документов) учреждение должно представить:
- сопроводительное письмо с указанием года постройки объекта недвижимого имущества с обоснованием причин его списания и с приложением документов, являющихся составной частью проектной документации;
- копию свидетельства о государственной регистрации права учреждения на объект недвижимого имущества;
- выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним на объект недвижимого имущества;
- копию правоустанавливающих документов на земельный участок, занятый объектом недвижимого имущества (с приложением копии кадастрового плана земельного участка);
- выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним на земельный участок, занятый объектом недвижимого имущества;
- копию технического паспорта или кадастрового паспорта на объект недвижимого имущества, подлежащий списанию, выданного организацией (органом) по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации по результатам технической инвентаризации, предусмотренной Постановлением Правительства РФ от 04.12.2000 N 921;
- выписку из реестра федерального имущества, предусмотренную Постановлением Правительства РФ от 16.07.2007 N 447.
При списании имущества, у которого срок фактической эксплуатации не превышает срока полезного использования, помимо прочего учреждения должны дополнить пакет документов:
- актом проверки, проведенной учреждением, о ненадлежащем использовании либо хранении федерального имущества с указанием виновных лиц;
- письмом о принятых мерах в отношении виновных лиц, допустивших повреждение либо утрату федерального имущества.
В случаях же списания федерального недвижимого имущества, пришедшего в негодное состояние в результате стихийных бедствий или иных чрезвычайных ситуаций, пакет представляемых на согласование документов дополняется копией акта о причиненных повреждениях (следственных органов, служб МЧС и т.д.) и справкой учреждения о стоимости нанесенного ущерба.
Как правило, в нормативных актах РФ и субъектов РФ на рассмотрение, обработку и издание распоряжения устанавливается срок "в течение одного месяца". В реальности этот срок с учетом доведения до учреждения заверенной копии распоряжения растягивается до двух месяцев. Это необходимо учитывать, определяя сроки списания. Так, списание основных средств по результатам инвентаризации по состоянию на 1 декабря текущего года для целей составления годовой отчетности произойдет фактически только в I квартале следующего финансового года. До тех пор имущество находится на балансе учреждения.
Таким образом, до утверждения собственником списания основных средств реализация мероприятий, предусматривающих утилизацию и отражение в бухгалтерском учете, не допускается.
Если собственник в составе пакета документов на списание основных средств не требует сразу оформления акта о списании, то только после издания им распоряжения заявитель - государственное (муниципальное) учреждение оформляет акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ОС-4) или акт о списании автотранспортных средств (ф. ОС-4а), которые утверждаются его руководителем. Один экземпляр утвержденного акта о списании, а также акта об утилизации направляется собственнику в том случае, если речь идет об имуществе, включенном в реестр собственности.
В свою очередь, процедура списания основных средств при передаче их другому юридическому лицу схожа с вышеописанной. Различия заключаются только в составе пакета представляемых на списание документов.
Если передача имущества осуществляется внутри одного ведомства, то в состав документов должны быть включены:
- письмо заявителя о передаче основных средств с указанием причины передачи (например, изменение видов деятельности, реорганизация, ликвидация) и согласием на прекращение права оперативного управления или хозяйственного ведения в отношении основных средств;
- письмо принимающего юридического лица с указанием причин приема, согласием на прием в оперативное управление или хозяйственное ведение основных средств;
- список основных средств, позволяющий однозначно индивидуализировать каждый объект учета, который оформляется грифами согласования передающей и принимающей сторон, а также грифом утверждения учредителем в лице руководителей этих трех организаций;
- в отношении объектов недвижимости такие сведения подтверждаются документами технического и кадастрового учета объекта недвижимости, а также кадастровой картой (планом) земельного участка, занятого таким объектом недвижимости и необходимого для его использования;
- в отношении имущества, подлежащего учету в реестре государственной (муниципальной) собственности, сведения подтверждаются надлежащим образом удостоверенной копией выписки из реестра собственности;
- письмо (заключение) учредителя на имя должностного лица собственника.
На основании распоряжения собственника организация, передающая имущество, также составляет акт о списании (ф. ОС-4 или ОС-4а). В строке "Причина списания" указывается "Передача основных средств (наименование принимающей организации) на основании распоряжения (наименование органа государственной (муниципальной) власти)". Физическая передача основных средств осуществляется по договоренности между учреждениями не позднее 1 мес. с момента издания распоряжения собственника.
Также отметим, что в случаях невозможности установления местонахождения основных средств, например в результате хищения после несанкционированного проникновения на территорию учреждения неустановленных лиц или недостачи, выявленной после форс-мажорных событий (аварии, крушения здания и т.д.), процедура списания имущества аналогична описанной выше. Однако помимо указанного перечня пакет документов на списание должен быть дополнен надлежащим образом заверенными копиями заявления государственного (муниципального) учреждения в органы внутренних дел и постановления об открытии уголовного дела и розыске заявленного имущества, а также документами завершенного внутреннего расследования комиссией обстоятельств утраты в результате форс-мажора.
На практике списание имущества можно проводить при наличии документа органов внутренних дел о безуспешных результатах розыска. Как и в двух предыдущих случаях, списание можно оформить лишь после издания соответствующего распоряжения собственником.
Кроме того, отметим, что списание инвентарных объектов основных средств, в том числе объектов движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно, учитываемых на забалансовом учете, проводится на основании решения комиссии, оформленного в установленном порядке соответствующим первичным учетным документом - актом. Однако в соответствии с п. 52 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, к отражению в бухгалтерском учете принимаются акты при наличии согласования решения о списании объекта основного средства с собственником имущества (с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя и (или) собственника имущества) и утверждающей надписи руководителя учреждения на акте.
При этом в соответствии с п. 10 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" бюджетное учреждение без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним собственником или приобретенным бюджетным учреждением за счет средств, выделенных ему собственником на приобретение такого имущества, а также недвижимым имуществом. Остальным находящимся на праве оперативного управления имуществом бюджетное учреждение вправе распоряжаться самостоятельно, если речь не идет о крупной сделке, размещении денежных средств на депозитах кредитных организаций, а также о наличии заинтересованности в сделке, о которой собственник должен знать.
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ "Об автономных учреждениях" имущество автономного учреждения закрепляется за ним на праве оперативного управления в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Собственником имущества автономного учреждения являются соответственно Российская Федерация, субъект РФ, муниципальное образование.
Пример. В бюджетном учреждении после проведения процедуры списания с балансового и забалансового учета списаны следующие основные средства:
- вследствие физического износа списана дрель, приобретенная за счет средств от приносящей доход деятельности, стоимостью 2800 руб.;
- вследствие физического износа списан телефон стоимостью 4500 руб. и суммой начисленной амортизации 4500 руб., приобретенный за счет средств от приносящей доход деятельности;
- списан персональный компьютер, пришедший в негодность по причине морального и физического износа, стоимостью 28 000 руб. и суммой начисленной амортизации 26 000 руб., приобретенный на средства субсидии собственника.
Следовательно, дрель и телефон списаны учреждением самостоятельно в соответствии с общим порядком списания основных средств. Для списания персонального компьютера применена процедура согласования и утверждения списания.
Автономное учреждение без согласия учредителя не вправе распоряжаться недвижимым имуществом и особо ценным движимым имуществом, закрепленными за ним учредителем или приобретенными автономным учреждением за счет средств, выделенных ему учредителем на приобретение этого имущества. Остальным имуществом, в том числе недвижимым имуществом, автономное учреждение может распоряжаться самостоятельно.
Поскольку на балансовом учете учреждений находятся и основные средства, полученные от собственника на праве оперативного управления, и основные средства, приобретенные в ходе осуществления деятельности, приносящей доход, то при оформлении документов на списание и далее при отражении хозяйственных операций по выбытию основных средств следует указывать, за счет какого финансового обеспечения основные средства были приобретены: от приносящей доход деятельности (собственные доходы учреждения) или субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания.
Список литературы
1. Беспалов М.В. Анализ изменений законодательства в области бухгалтерского, налогового учета и страховых взносов в 2011 г. // Налоги и финансы. Санкт-Петербург. 2011. N 1.
2. Беспалов М.В. Реформирование учета в бюджетных организациях // Налоговый вестник. 2011. N 6. Июнь.
3. Беспалов М.В., Абдукаримов И.Т. Анализ эффективности использования средств, инвестированных в основные фонды компаний. // Финансы: планирование, управление, контроль. 2011. N 5. Сентябрь.
4. Бюджетный кодекс РФ: Федеральный закон от 31.07.1998 N 145-ФЗ.
5. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
6. О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений: Федеральный закон от 08.05.2010 N 83-ФЗ.
7. О некоммерческих организациях: Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ.
8. Об автономных учреждениях: Федеральный закон от 03.11.2006 N 174-ФЗ.
9. Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
10. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
11. Об утверждении Порядка представления федеральными государственными унитарными предприятиями, федеральными казенными предприятиями и федеральными государственными учреждениями документов для согласования решения о списании федерального имущества, закрепленного за ними на праве хозяйственного ведения или оперативного управления: Приказ Минэкономразвития России и Минфина России от 10.03.2011 N 96/30н.
12. Петрова В.И., Петров А.Ю., Сорокин А.Н., Суглобов А.Е. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях (Россия). М.: КноРус, 2010.
13. Полещук Т.А., Митина О.В. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. М.: Инфра-М, 2010.
14. URL: http://www.consultant.ru.
15. URL: http://www.garant.ru.
Списание объектов основных средств (ОС) в бухгалтерском учете необходимо отражать в том случае, когда объект выбывает или больше не способен приносить организации экономические выгоды в будущем (п. 29 ПБУ 6/01). А как документально оформить списание основных средств?
Документы для списания объектов ОС
Сразу отметим, что действующее бухгалтерское законодательство не содержит обязательных к применению форм первичных учетных документов, которые необходимо составлять при списании объектов основных средств. Поэтому организация может разработать такие формы самостоятельно. Необходимо только обеспечить наличие в этих документах .
Для указанных целей можно использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, которые были утверждены Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 . Причем применять эти бланки можно как в первоначальном виде, так и доработав формы с учетом своих потребностей.
Но какой бы вариант первичной документации для учета списания ОС организация ни выбрала, применяемые формы необходимо закрепить в .
Унифицированная первичка для списания ОС
Упомянутым выше Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждены в том числе отдельные формы документов, которые можно использовать для подтверждения факта списания объектов ОС.
Применение тех или иных документов в соответствии с Указаниями по их заполнению, зависит от причины, по которой объект основных средств списывается в бухгалтерском учете.
Так, например, для подтверждения выбытия из состава основных средств при продаже, мене с другой организацией, предусмотрены следующие формы:
- для объектов ОС (кроме зданий, сооружений) - форма № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
- для зданий и сооружений - форма № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;
- для группы объектов ОС (кроме зданий и сооружений) - форма № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)».
Подробнее об акте по форме № ОС-1 мы рассказывали в отдельной , и там же приводили образец заполнения этого первичного учетного документа. А подробнее о форме № ОС-1а мы рассказывал в этом .
В том случае, когда списываются объекты ОС, пришедшие в негодность, Постановление Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предлагает использовать следующие бланки:
- для списания отдельного объекта ОС (кроме транспортных средств) — форму № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;
- для списания автотранспортного средства -
Вы можете использовать не официальную форму акта ОС-4, а самостоятельно разработать бланки первичных учетных документов, в том числе для оформления ликвидации основного средства. Документом, который подтвердит ликвидацию основного средства, может выступать, например, акт о списании (ликвидации) объекта основных средств. Документ можно разработать самостоятельно, для заполнения как образец взять унифицированную форму ОС-4. Бланк утвержден постановлением Госкомстата от 21.01.2003 №7.
Решение о ликвидации основных средств необходимо оформить приказом руководителя. Данные о выбытии ОС также необходимо внести в документы, которые оформляются компанией для учета наличия и движения основных средств (например, можно использовать инвентарную карточку учета объекта основных средств по форме № ОС-6). Стоит обратить внимание, что оформление ликвидации автотранспортных средств необходимо проводить иначе, в особом порядке.
Образец заполнения формы ОС-4
В шапке акта ОС-4 заполняется наименование организации, код формы по ОКУД, код по ОКПО. Далее вам необходимо заполнить основание для составления формы n ОС-4, дату списания с бухучета, номер, дату составления документа, фамилию и инициалы материально ответственного лица. После идет подпись руководителя и дата.
Основная часть формы ОС-4 состоит из 3 таблиц. Перед таблицами отдельной строкой необходимо указать причину списания ОС. Для образца перечислим причины списания, которые могут быть указаны в форме ОС-4: актив морально или физически устарел, объект неправильно эксплуатировался, произошла авария, пожар и т.д.
1 таблица «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату списания» состоит из 9 столбцов:
- название объекта;
- инвентарный номер;
- заводской номер;
- дата выпуска объекта;
- дата принятия на бухучет;
- срок эксплуатации;
- стоимость объекта на момент принятия на бухучет;
- сумма начисленной амортизации;
- остаточная стоимость.
На оборотной стороне бланка содержится 2 таблица «Краткая характеристика объекта ОС», которая состоит из 7 столбцов:
- название объекта ОС;
- количество;
- наименование драгоценных материалов;
- номенклатурный номер;
- единица измерения;
- количество;
- масса.
Последняя таблица «Сведения о затратах» содержит 14 колонок:
- затраты на демонтаж – вид работы;
- подтверждающий документ, дата, номер;
- сумма, потраченная на демонтаж;
- корреспонденция счетов – дебет;
- корреспонденция счетов – кредит;
- документ, дата, номер;
- наименование материальной ценности (поступило со списания);
- номер;
- единица измерения;
- количество;
- стоимость отдельной единицы;
- стоимость всего;
- и повторно две колонки для корреспонденции счетов: дебит и кредит.
Под таблицей вам необходимо заполнить результаты списания, выручку от реализации, подпись главного бухгалтера.
Прежде, чем скачать бланк ОС-4 и начать заполнять его, внимательно ознакомьтесь с образцом заполнения акта ОС-4. Предварительно изучив образец заполнения ОС-4, вы потратите на заполнение бланка формы меньше времени и не допустите ошибок.
Пример заполнения формы ОС-4 приведен ниже.
С течением времени любые изделия начинают изнашиваться, выходят из строя, имущества устаревает. Это также касается основных средств, которые есть на балансе любой организации. Как правильно снять их с учета, и какие документы для этого нужны? Мы расскажем, как грамотно составит акт о списании основных средств и предложим образец его заполнения.
В каких случаях необходим акт о списании ОС?
Данный документ принято использовать в случае необходимости снятия с учета основных средств, к которым относят:
- Продажа активов предприятия.
- Невозможность дальнейшего применения из-за физического либо морального износа ОС.
- После ликвидации компании из-за аварий или ЧП.
- При инвестировании ОС в уставной капитал других организаций.
- При обнаружении порчи или нехватки определённых объектов.
- Компания передала основные средства в пользование другой компании.
Чаще всего ОС списывают из-за их непригодности, если имущество невозможно отремонтировать или восстановить. В таких случаях необходимо оформить акт о списании ОС (форма ОС-4, 2 экземпляра). В составлении документа принимают участие все члены комиссии, которые назначаются руководителем компании. Один экземпляр документа передается в бухгалтерию для проведения списания, второй экземпляр передается у материально-ответственного лица.
Если от основных средств остались запчасти или механизмы, пригодные для эксплуатации, то ответственные лица также могут составить специальный акт для их передачи на склад для последующей эксплуатации на предприятии.
Какие формы документа существуют?
Давайте рассмотрим несколько самых распространенных случаев, когда не обойтись без составления акта.
Например, имущество вышло из строя до даты окончания срока использования. Обычно это случается при нарушениях правил применения техники, которые прописаны в инструкциях и руководству. Назначенная директором компании комиссия должна сначала установить виновных лиц, составив документ об осмотре ОС с заключением. Затем заполняется унифицированный бланк на списание ОС в форме ОС-4. В нем должна быть изложена такая информация, как:
- Из-за чего оборудование было ликвидировано.
- Техническое состояние имущества после проверки.
- Есть ли возможность провести ремонт для восстановления характеристик.
- Список виновных лиц, из-за которых техника вышла из строя.
- Есть ли возможность изъять работоспособные механизмы для их дальнейшей эксплуатации.
Важно отметить – в акте обязательно должны быть четко прописаны все доводы о необходимости списания имущества и оборудования.
Если основные средства пришли в негодность не из-за виновности лиц, то нужно составить дефектный акт для подтверждения невозможности дальнейшей эксплуатации оборудования. В документе обязательно должен быть список с обнаруженными изъянами – их количество, размеры, характеристики. В последующем на основе данного документа должны быть разработаны рекомендации, где будут указаны определенные механизмы и детали, которые можно будет использовать. Все пришедшие в негодность изделия списываются по форме ОС-4.
Если имущество организации стало ненужным и морально устарело, то его списывают по приказу руководства компании. В данном случае также составляется акт о списании основных средств, осматривать объект при этом не следует. Главное, обосновать свою позицию в документе, например, написав, что вышел срок использования имущества и т.д.
Что говорит закон?
Как мы уже говорили, на территории РФ распространено использование бланки по форме ОС-4, форма которого утверждена постановлением правительства от 2003 года.
Документ должна составлять комиссии. При этом на всех предприятиях такую форму принято использовать для списания любого имущества, кроме автотранспортных средств – в этом случае используется другой бланк.
Если предстоит снять несколько объектов сразу, следует использоваться бланк ОС-4б. если выбывает имущество при продаже или в случае передаче иному лицу, его списывают на основании акта по форме ОС-1. Давайте подробнее рассмотрим правила заполнения данного документа.
Бланк должен оформить сотрудник, который состоит в комиссии и ответственен за учет всех основных средств в компании. Всего нужно заполнить два экземпляра. При этом у каждой организации есть возможность дополнять принятый шаблон дополнительными графами, главное, не удалять и не корректировать те реквизиты, которые утверждены Госкомстатом. Прежде чем редактировать бланк, руководитель компании должен написать соответствующий приказ, в обратном случае документ потеряет свою юридическую силу.
Данный акт состоит из трех таблиц, которые нужно заполнить – каждая табличка разработана для подробного описания конкретных действий, информации, которые связаны с применением ОС. В графы первой таблички нужно перенести данные из акта-приема передачи основных средств, по которому ОС были переданы в производство. Сюда также вписывают общие данные об объектах, сроках использования, амортизационных отчислений.
В форму второй таблицы нужно внести сведения об имуществе, которое подлежит списанию, сюда же заносят информацию о наличии в ОС драгоценных металлов. Также сюда переносят важные данные из актов ОС-1.
Информация в третью таблицу заносится на основе данных о ликвидации объектов, поскольку этот процесс всегда связан с затратами на демонтаж оборудования, его разборку. Сюда же заносят стоимость ТМЦ, которые комиссия также признала непригодными для эксплуатации на предприятии.
Один из экземпляров оправляется в бухгалтерию, а второй должен храниться у сотрудника, который ответственен за сохранность основных средств. Также по этому документу ему передаются пригодные к эксплуатации механизмы и детали, полученные во время демонтажа оборудования. Если речь идет об акте по автотранспортным средствам, то кроме данного документа нужно дополнительно предоставить справку о снятии их с учета в ГИБДД.
Акт о списании основных средств – образец заполнения
Давайте пошагово рассмотрим, как заполняется данная форма:
Титульный лист
Здесь следует указать наименование компании, отдела, где зарегистрировано имущество. Кроме того, прописывается дата списания основных средств. Затем записывается номер и дата составления приказа, на основании которого происходит списание.
В поле, где требуется описать причину, нужно четко и внятно объяснить, почему произошло списание, его причины. Например, это может быть информацию об износе – моральном либо физическом.
Первая таблица
Затем заполняют первую табличку. Все данные об основных средствах должны указывать на дату их списания – все данные нужно брать из инвентарной карточки данного объекта ОС. В случае, если какое-либо имущество подвергалось переоценке, то в седьмой графе отражают его стоимость по итогам последней проверки. По средствам, которые не были переоценены, нужно указать их первоначальную стоимость на дату поставки имущества на учет в бухгалтерии.
Данные в графе девятой отражают остаточную стоимость имущества, которые выражается разностью между их первоначальной стоимостью и стоимостью на дату списания амортизацией.
Вторая таблица
Во второй табличке следует заполнить данные о ликвидируемом ОС и о металлах, которые содержаться в них. Эту часть должны оформить члены комиссии. После окончания члены комиссии пишут свое заключение, где подробно описывают причины списания объектов. Также каждый представитель должен подписать документ.
Третья таблица
Данную табличку должен заполнить бухгалтер, который проводит подсчеты финансовых результатов от списания имущества. В эту сумму должны также быть включены затраты, которые пошли на демонтаж изделий.
В завершении акт о списании основных средств подписывает руководитель предприятия после ознакомления с представленной в нем информацией.
Пример акта на списание ОС
Таким образом, данный акт представляет своеобразное заключение комиссии о возможности списания объектов предприятия. Давайте подробно рассмотрим как верно его оформлять.
В результате осмотра склада инвентаря, который принадлежит компании ООО «Системс-Плюс», и числящегося на его учете ОС, была выявлена непригодность некоторых объектов по причине их физического износа и составлен акт на списание под номером 3 от 23.04.2017 года. По приказу директора компании «Системс-Плюс» А. В. Маслакова от 24.04.2017 под номером 23 было принято решение о демонтаже сооружения.
Сведения из инвентарной карточки:
- Сотрудник, который отвечает за сохранность – инженер А.П. Ивановский (учётный номер – 000162).
- Инвентарный номер – 0002316СК.
- Дата постройки – 24.04.2006 г.
- Срок полезного использования – 154 месяца.
- Фактический срок использования – 104 месяца.
- Период эксплуатации составил 132 месяца.
- Первоначальная стоимость имущества составляет 500 740 рублей.
- Сумма списанной амортизации – 450 000 рублей
Демонтаж сооружения был произведен работниками компании, труды которых оплачивались согласно дополнительному соглашению к трудовому договору от 24.04.2017 года. Затраты на оплату труда специалистов составили 12 тысяч рублей (включая страховые выплаты). Сооружение было демонтировано за сутки.
После демонтажа остались доски (100 шт., рыночная цена – 150 рублей за штуку), которые были переданы для хозяйственных нужд предприятия. Материалы для укрепление сооружения (склада) были оставлены для последующей продажи – 10 штук по 1500 рублей ща экземпляр.
