Товарная накладная торг 12 бланк образец заполнения. Товарная накладная от ИП без НДС: правила и образец

На любом предприятии осуществляются хозяйственные операции. Результатом чего становится бухгалтерская деятельность. Упрощению этого рабочего процесса способствует во многом заполнение первичной документации. Накладная ТОРГ-12 как раз входит в эту группу документов.

Определение, информация об ответственных за заполнение и подпись

ТОРГ 12 – это первичный документ, который оформляется при отпуске продукции или товаров покупателям. Накладная заполняется с использованием унифицированной формы. Которая является обязательной для каждой организации.

Обязательно оформление двух экземпляров накладной. Один передают покупателю, другой остаётся у продавца. Тогда будет легче оприходовать товарно-материальные ценности. Допустимо формирование таких документов не только в бумажной, но и в электронной форме. Не так давно был утверждён формат XML, который можно использовать для связи в Интернете с Налоговой Службой непосредственно.

Подписи на документе ставит руководитель совместно с главным бухгалтером. Или другие лица, но только наделённые соответствующими полномочиями.

Кроме того, обязательно должны присутствовать пять подписей. Три со стороны продавца. Включая руководителя с бухгалтером, а так же сотрудника, который несёт прямую ответственность в связи с отгрузкой. Подпись может поставить только один сотрудник, если организация крупная. Например, достаточно заверения от оператора, который связан с бухгалтерией, складским учётом. Только руководитель должен выпустить отдельный приказ, наделяющий сотрудника соответствующими полномочиями.

Материально-ответственные лица заполняют строку «груз принял». Если именно они и отвечают за принятие груза. Это могут быть как перевозчики сторонних организаций, так и представители того, кто покупает товар. Доверенность не требуется, если за приёмку отвечает сам руководитель. В этом случае пустыми надо оставить и соответствующие поля.

В графе «груз получил» свою роспись ставят покупатели. Подпись при этом может ставить только лицо, наделённое соответствующими полномочиями.

Что относится к обязательным реквизитам?

Важно с самого начала понять, какие реквизиты обязательны для любого документа, а какие стали дополнительными. Документ не будет считаться действительным, если ошибочно введена хоть одна из необходимых позиций.

Список обязательных данных состоит из:

О правилах заполнения ТОРГ 12

Информация об организации, проводящей отгрузку товаров, располагается на самом верху. Она должна представить сведения о:

Телефоне и факсе.
Адресе, по которому находится фактически, и юридически.
Индексе для почтовых отправлений.
Банковском БИКе.
Номере счёта для расчётов.
Своём наименовании.

Табличная часть в накладной и счёт-фактура должны соответствовать друг другу практически во всём.

Заполнение табличной части

Прайс станет основанием для заполнения графы, в которой следует указать код товара. Но информацию можно взять и из специального классификатора. Этот реквизит с рекомендательным, но не обязательным характером.

А вот наличие единиц измерения – требование, которое нужно выполнять. Для этого рекомендуется так же воспользоваться классификатором.

Далее идёт информация об упаковке. Например, пишут, что используется ящик. Количество в одном месте – так называется колонка, где надо указать, сколько именно изделий уместилось внутри одной тары. Далее идёт колонка с массой. Её надо заполнять, если речь не о штучном, а о весовом товаре.

Стоимость обычно указывается без учёта дополнительных сборов в бюджет субъектов Российской Федерации. Ставку налога пишут в графе с номером 13. Чаще всего она равна 18 процентам. Сама сумма по рассчитанному налогу идёт в следующей графе. Наконец, последняя нужна для определения стоимости товара уже с учётом НДС.

Итого – последняя строка, отображающая суммарные результаты по всем предыдущим операциям.

Как быть с исправлениями ошибок?

Это возможно, но только тремя способами.

Аннулировать документ, а затем создать новый.
Составить акты о расхождении информации. Тогда в первоначальном документе ставятся отметки, подтверждающие их создание.
Вычеркнуть информацию, которая не соответствует действительности. При этом правка делается в обеих версиях документа. Дату и подпись ставят рядом с самими правками в документе.

Получение товара по доверенностям

Получение товаров доступно не только ответственным сотрудникам, но и доверенным лицам. На основании документа, который заполен по форме М2. Сам документ закрепляется только за продавцом. Действуют дополнительные правила заполнения ТОРГ12, если товары передаются именно на основании доверенности. Обязательно наличие номера доверенности и даты, когда она была оформлена. Допустима ситуация, когда на накладной ставят только дату.

Должно присутствовать и имя фирмы, которая выдала доверенность исполнителю.
В графе «груз принял» стоят сведения о лицах-получателях документации. И грузов, которые переданы на основании информации.

Правила заполнения графы 13

Накладная относится к первичной документации. Потому её заполняют только после совершённой, реальной операции. В 13 графе ставят ставку НДС, которая полностью соответствует параметрам отгрузки.

Если ведётся деятельность, на которую распространяются льготы, то указывают 0 процентов. В статье 164 НК РФ легко найти перечень соответствующих занятий.

Без НДС – это пишут те, кто применяет спецрежимы, проводят операции, которые налогом не облагаются.
Недопустимо наличие прочерков и пустых мест в графе 13. Должна отсутствовать и путаница по ставкам, иначе проверяющие органы будут присматриваться к организации.

Приём товара по документу

Выгружаемый товар надо сопоставить с информацией, которая указана в документах. И проверить соответствие фактически отгруженных ценностей с заявкой, оставленной заказчиком.

Проще всего работать с накладными, оформленными в бумажной форме. Водитель должен просто передать документы. Ответственное лицо проводит проверку подлинности и соответствия уже на месте. После этого на бумаге ставят подпись, а затем отправляют её бухгалтерии.

В случае создания электронных версий надо отдельно проработать вопрос о том, как именно проводить процедуру. И работать с самими документами. Например, ввести требование по распечатке. После проставления подписей документ лучше автоматически направлять бухгалтерам. Тогда он не будет задерживаться при передаче, и теряться.

Хранение и учёт документов

Нет никаких особых правил, по которым надо вести учёт для товарных накладных. Организация и её руководство сами устанавливают, в каком именно порядке надо работать с документацией. Практика говорит о том, что на складах составляют так называемые товарные отчёты. Это разновидность первичных бумаг, на основании которых в других документах отражаются сведения по себестоимости, реализационным процессам.

Именно к этим отчётам прикладываются товарные накладные, в хронологическом порядке.

Расходные и доходные учётные книги должны вести ИП, которые используют упрощённые системы налогообложения. Их составляют, основываясь только на первичной документации. Можно использовать электронный формат для ведения таких книг, но тогда их нужно будет распечатывать по окончании налогового периода.

Документы в бумажной форме хранятся с использованием шкафов и коробок, полок. Хранение и передача товарных накладных позволяет использовать как бумажный, так и электронный вид. Это позволит повысить безопасность при передаче, сэкономить время и силы. Главное – закупить официальные электронные подписи перед тем, как переходить на такой вид документооборота. И продумать способ, которым свои подписи должны ставить водители. Порядок оформления возврата по товарам разрабатывается совместно с каждым из контрагентов.

Вконтакте

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Первичные документы – важные элементы бухгалтерско-налогового учёта. Чеки, платежные поручения, доверенности, кассовые документы, накладные – доказательство хозяйственных операций и подтверждение их. Для проведения операций покупки-продажи используют такой первичный документ, как товарная накладная (ТОРГ-12).

Товарную накладную составляет уполномоченное лицо. ТН необходима для продавца, как подтверждение списания продукции, а для покупателя – это доказательство прихода товаров.

ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах. На товарных накладных свою роспись ставит главный бухгалтер и руководитель компании.

Директор в консенсусе с бухгалтером, может выбрать несколько уполномоченных лиц, которые также смогут подписывать документы. Передача права на подпись осуществляется с помощью приказа или доверенности руководителя.

Товарные накладные должны храниться на предприятии не менее пяти лет.

Электронные документы

Документы, сформированные в электронном виде, не имеют унифицированных способов исправления. Поэтому компании сами устанавливают такие методы. Информация о замене неверного документа вторичным содержится в политике компании.

В накладной-переделке прописывается, что она – неотъемлемая часть начальной.

Обычным методом нельзя исправить электронный документ, поэтому продавец и покупатель составляют и подписывают отдельную накладную, на фоне которой будут вноситься корректирующие записи.

Где можно скачать образец бланка в формате Word (на одном листе) и Excel?

Последствия неполного заполнения ТОРГ-12

Если не заполнены:

«Номер накладной». Когда компания отгружает одинаковые товары в одинаковом количестве по идентичной цене одному и тому же заказчику, номер накладной указывает о неоднократной отгрузке товара. Законность списания себестоимости продукции по нескольким таким идентичным документам будет обоснована.
«Дата составления». Если не указать дату накладной, предприятие не сможет доказать, когда выручка от продажи товара будет представлена в бухгалтерском учёте. Компании, которые определяют выручку для обложения налогами «по отгрузке», обязательно должны заполнять данный реквизит.
«Наименование компании-поставщика». Документ подтверждается печатью компании, которая его составляла, поэтому пустое поле этого реквизита не приведет к последствиям при проверке налоговой службой.
«Наименования покупателя». Документ заверяют печатью компании-заказчика, поэтому налоговая служба не выдвинет серьёзные претензии.
«Название и атрибуты продукта». Без указания данных параметров нельзя определить какой собственно товар отгружался.
«Количество товара». Неуказанный реквизит не дает возможности определить продажную цену товара.
«Стоимость товара». При незаполненном данном поле организация будет вынуждена доказывать размер вырученной суммы другими документами или же налоговая компания проведет расчёты сама.
«Подписи уполномоченных лиц». Несоответствие автографов и должностей лиц, которые могут совершать подписание документов, подделка автографов, подпись третьими лицами, не имеющими доверенности на совершение такой операции, является противозаконным. Списание себестоимости и факт отправки могут быть неправомерными.
«Печать компании-продавца». Незаполненный реквизит не может подтвердить факт поставки и списания себестоимости.
«Печать компании-покупателя». Если печати нет на доверенности или накладной подтвердить отправку и списание себестоимости будет тяжело.

Вывод

Из всего вышесказанного можно понять, не только нужна ли товарная накладная, но и как её заполнять, и как она должна правильно выглядеть. На любом предприятии в любой стране с помощью этой накладной, вы сможете понять, какой груз прибыл и кто за него ответственный.

Остались вопросы, касающиеся товарной накладной? Тогда это видео для вас:

Поставка закупленных товарно-материальных ценностей оформляется с помощью накладной ТОРГ-12. Готовит этот документ поставщик. Если у приобретенных товаров предусмотрен НДС, то заказчику дополнительно передается и счет-фактура.

Для поставщика эта накладная представляет собой документ, согласно которому производится списание и реализация товарно-материальных ценностей. Для заказчика наоборот — это подтверждение закупки ТМЦ и основание для их постановки на учет. Разработана унифицированная форма накладной торг 12, бланк скачать excel бесплатно вы сможете далее в статье, он пригодится в работе.

Какой бланк использовать для заполнения

Формальный вид и правила заполнения регулируются Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако если у поставщика возникнет необходимость в корректировке действующего бланка, например, в добавлении новых реквизитов, строк и колонок, то, в соответствии с ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, он может внести дополнения в унифицированную форму или же воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. Ниже представлена актуальная товарная накладная ТОРГ-12, бланк скачать Excel можно беслатно.

Удалять реквизиты из унифицированной формы запрещено!

Порядок заполнения накладной

Документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если отгрузка товара осуществляется при помощи услуг транспортной компании, то необходимо подготовить и третий экземпляр.

С 01.07.2017 разработан и утвержден электронный формат: накладная ТОРГ 12 онлайн (Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@). Передача производится по телекоммуникационным каналам связи, что позволяет оперативно предоставить первичную документацию по требованию как заказчика, так и налогового инспектора. Оформить документ онлайн можно при помощи специализированных бухгалтерских сервисов и ресурсов.

В товарной накладной ТОРГ 12, образец которой можно скачать в конце статьи, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты, отраженные в ст. 9 402-ФЗ. Расскажем, как оформить ТОРГ 12 (скачать бланк Excel мы предлагали выше) в соответствии с правилами, принятыми в 2019 году.

Шаг 1. Первым шагом заполнения необходимо присвоить накладной порядковый номер и указать дату.

Шаг 2. Заполнить контактные данные поставщика («Продавец») и заказчика («Покупатель»). Затем вносится «Основание» — контракт (договор), в соответствии с которым производится поставка ТМЦ. В шапке также необходимо заполнить кодовую часть — указать все необходимые коды из Общероссийских классификаторов.

Шаг 3. Как только реквизиты накладной заполнены, ответственное лицо поставщика приступает к оформлению расчетной (табличной) части. В нее вносятся качественные и количественные характеристики поставляемых товарно-материальных ценностей пошагово по номерам граф:

Порядковый номер.
Наименование ТМЦ.
Кодировка товаров.
Единица измерения.
Код измерительной единицы по ОКЕИ.
Тара.
Количество позиций, расположенных в упаковке.
Общее количество упаковок.
Вес ТМЦ с упаковкой.
Вес товаров без упаковки.
Цена одной единицы продукции.
Стоимость приобретаемых ТМЦ без НДС.
Установленная для поставщика ставка НДС.
Размер налога по каждой товарной позиции.
Стоимость приобретаемого товара с учетом НДС.

Шаг 4. В графах «Итого» и «Всего по накладной» отмечается общая стоимость приобретаемой продукции.

Шаг 5. Очень важным моментом для поставщика является заполнение сроков отгрузки и получения ТМЦ. Они будут являться подтверждением того, что поставка прошла без нарушений условий контракта.

Шаг 6. Заполнение закончено. Для того чтобы накладная вступила в силу, ее необходимо подписать. Со стороны продавца подписи ставят руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отгрузку продукции. Со стороны заказчика подписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил» материально-ответственное лицо организации-заказчика. Подписи заверяются печатями предприятий. Однако если учреждения официально работают без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82), то оттиск на документации можно и не проставлять.

В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет также накладную ТОРГ-12. Правила составления документа остаются неизменными.

Сколько хранить накладную

Срок хранения накладной отсчитывается после окончания отчетного года. Для всех первичных документов он составляет пять лет (ст. 17 402-ФЗ). В случае с ТОРГ-12 это правило нужно соблюдать, только если с помощью накладной организация не подтверждает сумму убытка, переносимого на будущее. Если же подтверждает, то накладную лучше хранить дольше.

Частые ошибки при заполнении и ответственность

Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.

Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.

С 01.01.2013 не являются обязательными к применению бланки первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Это касается и унифицированной формы № ТОРГ-12 «Товарная накладная» (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132) Однако форма № ТОРГ-12 в настоящее время активно применяется.

Именно эта форма в качестве основного отгрузочного документа предусмотрена в большинстве бухгалтерских программ. Даже если каких-либо реквизитов в стандартном бланке товарной накладной № ТОРГ-12 для организации будет недостаточно, она всегда сможет дополнить форму необходимыми строками и графами.

При этом независимо от того, применяет ли организация унифицированную форму № ТОРГ-12 в «чистом» виде или доработанный аналог, факт использования такого бланка как первичного учетного документа необходимо закрепить в .

О том, как заполнить унифицированную форму ТОРГ-12, напомним в нашей консультации и приведем для бланка ТОРГ-12 образец заполнения.

ТОРГ-12: правила заполнения

Краткие указания по заполнению накладной по форме № ТОРГ-12 приведены в Постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Отмечается, что накладная ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Накладная составляется в 2 экземплярах. Первый экземпляр остается у организации, сдающей товарно-материальные ценности (т. е. у поставщика), и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации (покупателю) и является основанием для оприходования этих ценностей.

Для того, чтобы накладная ТОРГ-12 могла считаться первичным учетным документом, необходимо контролировать наличие в ней, в частности, следующих обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

дата составления накладной;
наименование составителя накладной (поставщика);
наименование отпускаемых ТМЦ, их натуральное и денежное измерение;

— наименование должностей лиц, ответственных за отпуск ТМЦ и оформление накладной, а также фамилии, инициалы и подписи таких лиц.

Чтобы из накладной № ТОРГ-12 явно следовало, что это именно продажа ТМЦ, целесообразно заполнять реквизит «Основание». Здесь можно указать наименование договора, по которому отпускаются ТМЦ. Ведь ТОРГ-12 может быть оформлена и на возврат товаров - тогда в основании указывается, что это возврат.

Важно контролировать, чтобы со стороны получателя ТОРГ-12 была подписана уполномоченными лицами. К примеру, руководителем организации или лицом, действующим на основании доверенности. В последнем случае к накладной необходимо приложить такую доверенность.

Для товарной накладной образец заполнения приведем ниже, а также дадим ссылки, как для унифицированной формы ТОРГ-12 скачать бланк.